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Automation

Shop und Warenwirtschaft synchronisieren

Das Problem

Online-Händler arbeiten oft mit Webshop, Warenwirtschaft, Versandtool und manuellen Listen parallel. Bestellungen werden erneut erfasst, Lagerbestände sind nicht aktuell und Retouren oder Korrekturen kommen verspätet in den Shop. Kunden bestellen Ware, die intern schon verplant ist. Standard-Plugins reichen nicht immer, wenn mehrere Lager, besondere Artikelregeln oder ein gewachsenes ERP beteiligt sind.

Die Lösung

Ich entwickle eine Webshop Warenwirtschaft Schnittstelle, die Shop und Warenwirtschaft verbindet. Bestände, Bestellungen, Retouren und relevante Artikeldaten werden kontrolliert synchronisiert. Wenn ein System nicht erreichbar ist, werden Vorgänge zwischengespeichert und später nachgeholt. Ein Monitoring-Dashboard zeigt, ob der Abgleich läuft und wo ein Eingriff nötig ist.

Was das System kann

Bestandsabgleich

Bestände werden zwischen Shop und ERP synchronisiert, mit Regeln für Lager, Reservierungen und Konflikte.

Bestellimport

Neue Bestellungen aus dem Webshop werden ins Warenwirtschaftssystem übertragen, inklusive der dafür notwendigen Kunden- und Versanddaten.

Zwischenspeicher bei Ausfällen

Wenn ein System vorübergehend nicht erreichbar ist, werden Vorgänge kontrolliert geparkt und später erneut verarbeitet.

Monitoring-Dashboard

Synchronisationen, offene Fehler und letzte Läufe werden sichtbar, damit Probleme nicht erst durch Kunden auffallen.

Ergebnis

  • Bestände besser nachvollziehbar
  • Weniger manuelle Übertragung
Proof ohne Kundendaten

Anonymisierte Proof-Struktur: Shop und Warenwirtschaft verbunden

Neutralisierte Darstellung eines typischen Handelsprozesses mit Webshop, Warenwirtschaft, Lagerbestand und Versanddaten.

Vertraulichkeit

Viele individuelle Softwareprojekte können nicht vollständig öffentlich gezeigt werden. Kundennamen, echte Daten und interne Screenshots bleiben vertraulich; der Lösungsansatz wird neutralisiert beschrieben.

Anonymisiertes Sync-Monitoring
ShopQueueERPLager
01Bestellungen abgeglichen
02Offene Vorgänge sichtbar
03Fehler mit Kontext
04Wiederholung kontrolliert

Ausgangslage

  • Bestellungen wurden im Shop erfasst und anschließend manuell in die Warenwirtschaft übertragen.
  • Lagerbestände wurden zeitversetzt aktualisiert und waren nicht immer belastbar.
  • Fehler im Abgleich wurden erst sichtbar, wenn Kunden oder Lager nachfragten.

Lösung

  • Schnittstelle für Bestellungen, Bestände, Retouren und relevante Artikeldaten.
  • Warteschlange für Vorgänge, falls ein angebundenes System vorübergehend nicht erreichbar ist.
  • Monitoring-Ansicht für erfolgreiche, offene und fehlgeschlagene Synchronisationen.

Technische Umsetzung

  • API-Adapter für Shop und Warenwirtschaft mit klarer Feldzuordnung.
  • Queue-basierte Verarbeitung für wiederholbare und nachvollziehbare Abgleiche.
  • Datenbank für Sync-Status, Fehlerdetails und technische Protokolle.
  • Deployment mit Monitoring, Fehlerbenachrichtigung und kontrollierter Wiederholung.

DSGVO / Sicherheit

  • API-Zugänge werden getrennt, begrenzt und nicht im Frontend offengelegt.
  • Bestell- und Kundendaten werden nur für notwendige Synchronisationsschritte verarbeitet.
  • Fehlerprotokolle enthalten technische Hinweise, aber keine unnötigen Detaildaten.

Ergebnis

  • Bestände wurden konsistenter zwischen den Systemen gehalten.
  • Manuelle Übertragungsschritte wurden reduziert.
  • Fehlerzustände wurden früher sichtbar und konnten gezielter bearbeitet werden.

Was daraus gelernt wurde

Bei Schnittstellen ist Monitoring genauso wichtig wie der eigentliche Datentransfer. Teams brauchen nicht nur Automatisierung, sondern auch eine klare Antwort auf die Frage, was passiert, wenn ein System nicht erreichbar ist.

Für wen ist das?

Online-Händler und Handelsunternehmen, die Webshop, Warenwirtschaft, Lager und Versandprozesse nicht mehr zuverlässig manuell zusammenhalten können.

Technische Umsetzung

  • Queue-basierte Architektur – Aufträge gehen auch bei Ausfällen nicht verloren
  • Fertige API-Adapter für Shopify, WooCommerce, JTL und Sage
  • Sync-Intervall frei einstellbar – von minütlich bis täglich
  • Logging und Alerts, damit du Probleme siehst, bevor Kunden sie merken
DSGVO und Sicherheit

Datenschutz und Sicherheit im Praxisfall mitdenken

Schnittstellen zwischen Shop und Warenwirtschaft verarbeiten Kunden-, Bestell- und Versanddaten. Deshalb werden Datenflüsse, API-Zugriffe, Protokolle, Dienstleister und Fehlerfälle vor der Umsetzung konkret abgegrenzt.

Keine pauschalen Rechtsversprechen

DuDevo ersetzt keine Rechtsberatung. Rechtliche Bewertungen erfolgen bei Bedarf gemeinsam mit Datenschutzbeauftragten oder juristischer Beratung des Kunden.

Prüfpunkte vor der Umsetzung

  • Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
  • Welche Systeme erhalten Zugriff?
  • Welche Dienstleister sind beteiligt?
  • Wird eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung benötigt?
  • Wo werden Daten gespeichert und verarbeitet?
  • Welche Rollen und Berechtigungen braucht das System?
  • Welche Aktionen müssen protokolliert werden?
  • Welche Daten können vermieden, gekürzt oder pseudonymisiert werden?
  • Welche Lösch- oder Aufbewahrungsfristen sind relevant?

Serverseitige Zugriffskontrolle

Berechtigungen werden im Backend geprüft, nicht nur über ausgeblendete Elemente in der Oberfläche.

Rollen, Rechte und Zugangsdaten

Nutzerrollen, API-Keys und Zugangsdaten werden bewusst getrennt, begrenzt und geschützt.

Verschlüsselte Übertragung

Datenflüsse werden so geplant, dass sensible Informationen nicht unnötig offengelegt werden.

Audit-Logs für kritische Aktionen

Freigaben, Änderungen, Exporte oder Synchronisationen bleiben nachvollziehbar, ohne Logs mit unnötigen Daten zu füllen.

Datenminimierung

Oberflächen, Schnittstellen und Protokolle verarbeiten nur, was der konkrete Prozess wirklich braucht.

Monitoring und Fehlerbehandlung

Fehler, Ausfälle und unklare Zustände werden sichtbar gemacht, statt still im Hintergrund weiterzulaufen.

Passende Integrationen

Shopify/WooCommerceJTL/SageREST API

Mein Vorgehen

Jedes Projekt durchläuft meinen bewährten Prozess – von der Analyse bis zum Go-Live.

1

Analyse & Workshop

1 - 2 Wochen

2

Konzept

2 - 3 Wochen

3

Entwicklung

4 - 12 Wochen

4

Rollout & Ops

Ongoing

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