Im heutigen Ablauf
Retouren kommen zu spät im Shop an und Ware wird verkauft, obwohl sie intern längst verplant ist. Standard-Plugins stoßen schnell an Grenzen, wenn mehrere Lager, eigene Artikelregeln oder ein gewachsenes ERP dazukommen.
Praxisfall · Automatisierung
Shop und Warenwirtschaft abgleichen
Shop, Warenwirtschaft, Versandtool – und dazwischen oft noch Excel. Bestellungen werden doppelt erfasst und Bestände hinken hinterher.
Eine Schnittstelle gleicht Bestände, Bestellungen, Retouren und die nötigen Artikeldaten im Hintergrund ab.
Was sich dadurch ändern soll
- Bestände und Bestellungen lassen sich leichter prüfen
- Weniger Daten von Hand übertragen
Vom Engpass zur Anwendung
Shop und Warenwirtschaft zeigen verschiedene Bestände.
Ich verbinde beide Systeme über eine Schnittstelle.
Ich verbinde Shop und Warenwirtschaft über eine eigene Schnittstelle. Sie gleicht Bestände, Bestellungen, Retouren und die nötigen Artikeldaten ab. Fällt ein System aus, wartet der Vorgang in einer Queue und läuft später weiter. Im Monitoring sehen Sie sofort, ob alles läuft und welche Fälle geprüft werden müssen.
Im Arbeitsalltag
Was automatisch läuft – und wo Sie eingreifen können.
Passt zu Ihrem Betrieb, wenn …
Sie Shop, Warenwirtschaft, Lager und Versand nicht mehr zuverlässig von Hand zusammenhalten können.
Bestände abgleichen
Die Schnittstelle gleicht Bestände zwischen Shop und ERP ab und beachtet Regeln für Lager, Reservierungen und Konflikte.
Bestellungen übernehmen
Neue Shop-Bestellungen gehen mit den nötigen Kunden- und Versanddaten direkt an die Warenwirtschaft.
Ausfälle abfangen
Ist ein System vorübergehend nicht erreichbar, wartet der Vorgang in einer Queue und wird später erneut versucht.
Fehler früh sehen
Das Monitoring zeigt letzte Läufe und offene Fehler, bevor sie erst durch eine Kundenanfrage auffallen.
Beispiel ohne Kundendaten
Beispiel: Shop und Warenwirtschaft verbinden
So kann der Datenweg bei einem Händler aussehen, der Webshop, Warenwirtschaft, Lagerbestand und Versand zusammenbringen muss.
So könnten die Daten laufen
Möglicher Aufbau des Abgleich-Monitorings- Shop
- Queue
- ERP
- Lager
Ausgangslage
- Bestellungen kommen im Shop an und werden danach von Hand in die Warenwirtschaft übertragen.
- Lagerbestände hinken hinterher und sind deshalb nicht immer verlässlich.
- Fehler fallen erst auf, wenn Kunden oder das Lager nachfragen.
Geplanter Ablauf
- Eine Schnittstelle überträgt Bestellungen, Bestände, Retouren und die nötigen Artikeldaten.
- Eine Queue hält Vorgänge fest, wenn ein angebundenes System gerade nicht erreichbar ist.
- Das Monitoring trennt erfolgreiche, offene und fehlgeschlagene Abgleiche.
Technischer Aufbau
- API-Anbindungen ordnen die Felder aus Shop und Warenwirtschaft einander zu.
- Eine Queue verarbeitet Vorgänge erneut, wenn ein erster Versuch fehlschlägt.
- Die Datenbank speichert Abgleichstatus, Fehlerdetails und technische Logs.
- Monitoring und Warnmeldungen zeigen, wenn ein Vorgang geprüft werden muss.
Rechte und Daten
- API-Zugänge bleiben getrennt, bekommen nur die nötigen Rechte und stehen nie im Frontend.
- Bestell- und Kundendaten fließen nur durch die Schritte, die sie wirklich brauchen.
- Fehlerlogs enthalten technische Hinweise, aber keine unnötigen Kundendaten.
Was sich verbessern soll
- Shop und Warenwirtschaft zeigen verlässlichere Bestände.
- Bestellungen müssen seltener von Hand übertragen werden.
- Fehler werden früher sichtbar und lassen sich gezielt prüfen.
Worauf es dabei ankommt
Die Verbindung allein reicht nicht. Ihr Team muss auch sehen, was passiert, wenn ein System ausfällt oder ein Datensatz nicht übernommen werden kann.
Technischer Rahmen
Technik, die zum Ablauf passt.
Ich lege den Stack nicht vorab fest. Entscheidend ist, welche Daten wohin müssen, welche Systeme schon da sind und wer später damit arbeitet.
So kann der technische Aufbau aussehen
Queue-basierte Verarbeitung, damit Vorgänge bei einem Ausfall nicht verloren gehen
Anbindung per API an Shopify, WooCommerce, JTL oder Sage
Abgleich je nach Bedarf minütlich, stündlich oder täglich
Logs und Warnmeldungen zeigen Fehler, bevor Kunden sie melden
So starte ich das Projekt
Erst den Ablauf klären. Dann bauen.
Ich fange nicht mit einer fertigen Funktionsliste an. Zuerst kläre ich mit Ihnen, wo es heute hakt und welcher erste Schritt wirklich hilft.
Ablauf klären
Ich gehe mit Ihnen durch, wer heute was macht, wo die Daten liegen und an welchen Stellen nachgetragen oder nachgefragt werden muss.
- Am Ende steht
- Ablaufbild und Projektrahmen
- Zeitrahmen
- 1–2 Wochen
Erste Fassung planen
Ich lege fest, welche Daten, Rollen, Schnittstellen und Ansichten für den ersten Schritt nötig sind – und was vorerst draußen bleibt.
- Am Ende steht
- Datenmodell und Klickmodell
- Zeitrahmen
- 2–3 Wochen
Bauen und testen
Ich baue in überschaubaren Schritten. Sie testen frühe Zwischenstände mit echten Beispielen – nicht erst kurz vor dem Start.
- Am Ende steht
- Lauffähige erste Version
- Zeitrahmen
- 4–12 Wochen
Start und Betrieb
Ich bereite den Start vor, erkläre die Bedienung und behalte Fehler im Blick. Wenn im Alltag Fragen auftauchen, passe ich gezielt nach.
- Am Ende steht
- Laufendes System und Dokumentation
- Zeitrahmen
- laufend
Wo es klemmt
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Beschreiben Sie mir kurz, wo heute nachgetragen, gesucht oder doppelt gearbeitet wird. Ich sage Ihnen, ob eigene Software dafür sinnvoll ist.
Problem kurz beschreiben