Praxisfall · Kundenportal
Eine Rechnungskopie hier, eine Adressänderung dort: Viele kleine Anfragen landen direkt bei Buchhaltung oder Service.
In einem geschützten Kundenbereich laden Kunden freigegebene Unterlagen selbst und ändern ausgewählte Stammdaten.
Was sich dadurch ändern soll
Vom Engpass zur Anwendung
Jede Anfrage ist klein, reißt die Mitarbeitenden aber aus ihrer eigentlichen Arbeit. Kunden warten dabei auf Unterlagen, die längst im System liegen. Ein fertiges Portal passt trotzdem nicht immer – etwa wenn Ihr ERP eigene Freigaben, Rollen oder Datenwege vorgibt.
Ich baue einen geschützten Kundenbereich, in dem Ihre Kunden Rechnungen und andere freigegebene Dokumente selbst herunterladen. Dort können sie auch ausgewählte Stammdaten ändern und den Stand wichtiger Vorgänge sehen. Änderungen gehen geprüft an Buchhaltung oder ERP weiter. Ihre internen Systeme bleiben dabei im Hintergrund.
Im Arbeitsalltag
Sie feste Kunden, wiederkehrende Dokumente und viele Rückfragen an Buchhaltung oder Service haben – etwa als IT-Dienstleister, Agentur, Großhändler oder Handwerksbetrieb mit Wartungsverträgen.
Kunden melden sich mit E-Mail und Passwort an, bei Bedarf zusätzlich mit Zwei-Faktor-Authentifizierung. Sie sehen nur ihre freigegebenen Daten.
Eine durchsuchbare Liste zeigt alle freigegebenen Rechnungen. PDFs lassen sich einzeln oder gesammelt laden.
Kunden ändern Adresse, Ansprechpartner oder Bankverbindung. Danach gehen die Angaben zur Prüfung an das zuständige System.
Kunden sehen, welche Rechnungen offen oder bezahlt sind. Wenn es passt, können sie direkt im Portal bezahlen.
Technischer Rahmen
Ich lege den Stack nicht vorab fest. Entscheidend ist, welche Daten wohin müssen, welche Systeme schon da sind und wer später damit arbeitet.
JWT und automatische Token-Rotation für geschützte Sitzungen
API-Abgleich mit sevdesk, lexoffice oder FastBill
Stripe für Zahlungen direkt aus dem Portal
PDFs serverseitig aus eigenen Vorlagen erzeugen
So starte ich das Projekt
Ich fange nicht mit einer fertigen Funktionsliste an. Zuerst kläre ich mit Ihnen, wo es heute hakt und welcher erste Schritt wirklich hilft.
Ich gehe mit Ihnen durch, wer heute was macht, wo die Daten liegen und an welchen Stellen nachgetragen oder nachgefragt werden muss.
Ich lege fest, welche Daten, Rollen, Schnittstellen und Ansichten für den ersten Schritt nötig sind – und was vorerst draußen bleibt.
Ich baue in überschaubaren Schritten. Sie testen frühe Zwischenstände mit echten Beispielen – nicht erst kurz vor dem Start.
Ich bereite den Start vor, erkläre die Bedienung und behalte Fehler im Blick. Wenn im Alltag Fragen auftauchen, passe ich gezielt nach.
Wo es klemmt
Beschreiben Sie mir kurz, wo heute nachgetragen, gesucht oder doppelt gearbeitet wird. Ich sage Ihnen, ob eigene Software dafür sinnvoll ist.
Problem kurz beschreiben