Praxisfall · Backoffice
Urlaubsanträge kommen auf Papier, per E-Mail und in Excel zusammen. HR hält Resturlaub und Abwesenheiten von Hand nach.
Eine kleine interne Web-App verbindet Antrag, Entscheidung, Resturlaub und Teamkalender.
Was sich dadurch ändern soll
Vom Engpass zur Anwendung
Teamleitungen vergleichen mehrere Kalender und Mitarbeitende fragen nach, ob ihr Antrag genehmigt ist. Spätestens bei Teilzeit, Betriebsurlaub oder mehreren Standorten wird das unübersichtlich. Viele fertige Tools passen dann nicht mehr zum tatsächlichen Ablauf.
Ich baue eine kleine interne Web-App für den gesamten Weg. Mitarbeitende beantragen dort Urlaub, Vorgesetzte entscheiden über den Antrag und HR sieht Resturlaub sowie Abwesenheiten im Team. Feiertage, Teilzeit und Sperrzeiten lassen sich als Regeln hinterlegen. Die App bildet nur Ihren Ablauf ab – ohne eine große Personalsoftware einzuführen, die niemand braucht.
Im Arbeitsalltag
Sie mehrere Teams, Standorte oder Arbeitszeitmodelle haben und Urlaubsanträge nicht länger über Papier, E-Mail oder Excel verwalten möchten.
Mitarbeitende stellen ihren Antrag in der Web-App. Die zuständige Führungskraft bekommt einen Hinweis und entscheidet dort.
Die hinterlegten Regeln berücksichtigen Anspruch, bereits genommene Tage, Teilzeit und Sonderfälle.
Der Teamkalender zeigt berechtigten Personen, wer fehlt und wo es Überschneidungen gibt.
Urlaubstage lassen sich an Lohnbuchhaltung, Kalender oder andere vorhandene Systeme übergeben.
Technischer Rahmen
Ich lege den Stack nicht vorab fest. Entscheidend ist, welche Daten wohin müssen, welche Systeme schon da sind und wer später damit arbeitet.
Rollen und Rechte für Mitarbeitende, Führungskräfte und HR
Abgleich mit Google Calendar und Outlook
Slack-Bot für Hinweise und Entscheidungen
Löschfristen, Zugriffsprotokolle und klar geregelte Freigaben
So starte ich das Projekt
Ich fange nicht mit einer fertigen Funktionsliste an. Zuerst kläre ich mit Ihnen, wo es heute hakt und welcher erste Schritt wirklich hilft.
Ich gehe mit Ihnen durch, wer heute was macht, wo die Daten liegen und an welchen Stellen nachgetragen oder nachgefragt werden muss.
Ich lege fest, welche Daten, Rollen, Schnittstellen und Ansichten für den ersten Schritt nötig sind – und was vorerst draußen bleibt.
Ich baue in überschaubaren Schritten. Sie testen frühe Zwischenstände mit echten Beispielen – nicht erst kurz vor dem Start.
Ich bereite den Start vor, erkläre die Bedienung und behalte Fehler im Blick. Wenn im Alltag Fragen auftauchen, passe ich gezielt nach.
Wo es klemmt
Beschreiben Sie mir kurz, wo heute nachgetragen, gesucht oder doppelt gearbeitet wird. Ich sage Ihnen, ob eigene Software dafür sinnvoll ist.
Problem kurz beschreiben