Wann eine CSV-Datei die passende Verbindung ist
Ein Dateiimport passt gut, wenn Daten gesammelt zu festen Zeiten übertragen werden und einige Minuten Verzögerung kein Problem sind. Typische Beispiele sind Artikelstämme, Preislisten, Buchungsdaten oder tägliche Statusmeldungen.
Weniger geeignet ist CSV für Abläufe, die sofort auf einzelne Änderungen reagieren müssen oder bei denen beide Systeme gleichzeitig dieselben Felder bearbeiten. Dann fehlen Ereignisse, Rückmeldungen und klare Regeln für konkurrierende Änderungen.
- Das Quellsystem kann Dateien automatisch bereitstellen.
- Die benötigten Felder ändern sich selten.
- Eine Übertragung in festen Abständen reicht fachlich aus.
- Datensätze besitzen eine stabile, eindeutige Kennung.
Die Datei braucht einen festen Vertrag
Spaltenname, Reihenfolge, Zeichensatz und Datumsformat dürfen nicht bei jedem Export anders aussehen. Auch Dezimaltrennzeichen, leere Felder und mehrzeilige Texte gehören in die Vereinbarung.
Eine kleine Versionsangabe hilft, geplante Formatänderungen kontrolliert einzuführen. Fehlt plötzlich eine Pflichtspalte, sollte der Import stoppen und einen verständlichen Hinweis erzeugen, statt Werte in die falschen Felder zu schieben.
| Bereich | Beispiel für eine feste Regel |
|---|---|
| Kennung | Artikelnummer oder Vorgangs-ID ist eindeutig und nie leer |
| Datum | ISO-Format wie 2026-07-29 statt gemischter Schreibweisen |
| Zahlen | Dezimal- und Tausendertrennzeichen sind eindeutig definiert |
| Leere Werte | Es ist klar, ob leer „unbekannt“ oder „Wert löschen“ bedeutet |
| Zeichen | Datei und Sonderzeichen verwenden einen vereinbarten Zeichensatz |
Jede Datei vor dem Schreiben prüfen
Der Import sollte zuerst lesen und prüfen, ohne bereits Daten zu verändern. Stimmen Dateiname, Spalten und Werte? Gibt es doppelte Kennungen? Sind Pflichtfelder gefüllt und referenzierte Kunden oder Artikel vorhanden?
Erst wenn die grundlegenden Prüfungen bestanden sind, beginnt die Übernahme. Bei großen Dateien kann eine Vorschau zeigen, wie viele Datensätze neu, geändert, unverändert oder fehlerhaft sind.
- Pflichtspalten und erlaubte Werte prüfen.
- Doppelte Zeilen und unbekannte Kennungen melden.
- Unplausible Mengen, Preise oder Datumswerte abfangen.
- Anzahl der erwarteten und gelesenen Datensätze vergleichen.
Einen Import sicher wiederholen können
Ein Lauf kann nach der Hälfte abbrechen, etwa weil das Zielsystem nicht erreichbar ist. Danach muss dieselbe Datei erneut verarbeitet werden können, ohne bereits übernommene Datensätze doppelt anzulegen.
Dafür werden eindeutige Kennungen und der verarbeitete Stand gespeichert. Je nach Ablauf aktualisiert der Import vorhandene Datensätze oder überspringt sie nachvollziehbar. Ein bloßer Vergleich nach Name oder Dateizeile reicht dafür nicht.
Fehlerdatei und Archiv verständlich führen
Fehler gehören nicht nur in ein technisches Log. Zuständige Mitarbeiter brauchen eine Liste mit Zeilennummer, Kennung und einer verständlichen Begründung. Nach der Korrektur sollten genau diese Datensätze erneut verarbeitet werden können.
Die ursprüngliche Datei, Prüfergebnis und Laufzeit können in einem geschützten Archiv helfen, spätere Fragen zu klären. Darin sollten jedoch nur die Daten liegen, die fachlich und für den vereinbarten Zeitraum gebraucht werden.
Bereitstellung und Zugriff absichern
Dateien sollten nicht über frei zugängliche Links oder persönliche Postfächer ausgetauscht werden. Geeigneter sind kontrollierte Ablagen oder Übertragungswege mit begrenzten Zugängen.
Für die erste Einschätzung genügen zwei Beispieldateien, die Feldbeschreibung und die Information, wie oft der Austausch stattfinden soll. Echte personenbezogene Daten können dabei geschwärzt oder durch Testwerte ersetzt werden.